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编者按:当前,高校采购面临着重大机遇和挑战。“十四五”规划和2035年远景目标纲要提出,要加大教育经费投入,改革完善经费使用管理制度,提高经费使用效益。但在采购实践中也还存在着一些需要探讨和改进的问题:如何通过信息化建设促进高校政府采购工作提质增效、防范风险;如何通过加强采购需求管理,提高高校政府采购的针对性和采购效益等。在中国政府采购峰会上,来自高校和企业的代表们齐聚一堂,共探高校采购提质增效与风险防范的最佳路径。
理清需求头绪 结好验收之尾
中国人民大学采购与招标管理中心副主任 杨敏
中国人民大学在2021年10月修订了《中国人民大学货物服务采购需求管理实施细则》和《中国人民大学货物服务采购履约验收管理实施细则》,从采购需求范围、采购实施计划、风险控制、监督检查与法律责任、履约验收等方面明确工作要求和程序
一是明确采购需求管理工作任务,指导用户扎实编写好每一份采购需求,发挥政府采购需求引领作用。二是在需求管理工作中将内控管理融入采购业务始终,包括在单位内部成立调研小组,由不同的工作人员对接不同的厂商进行调研;设立采购计划审查工作小组的协同办公机制等。三是结好验收之尾,下大力气加强履约管理,形成采购闭环,包括明确了学校组织验收和自行验收两种模式;验收结果与采购资金支付结合,形成采购项目的闭环管理;注重验收结果的反馈及运用。
从“零基础”到“全国一张网”
天津大学招标管理办公室主任 杨晋生
2018年,天津大学成功完成全国首家“全流程、全方式、无纸化”的电子招投标系统建设。为适应政府采购最新政策规定,5年间系统不断升级更新、完善功能,并逐步推广至全国其他政府采购部门。天津大学通过电子招投标系统,以信息化手段全面实现了资格标、技术标和商务标的电子化和计算机辅助评标,支持电子签到、流标处理和中标锁定,支持电子评标报告和招投标数字档案;实现了从最初的项目立项、受理、编标、投标、开标、评标、归档全流程电子化,全方位系统留痕,全流程透明高效运行,极大提高了学校招标采购效率和透明度。
2022年,天津大学将进一步升级招投标管理系统和电子招投标系统,做到业务全覆盖,包括对外推进和资产系统、合同系统的对接,对内强化招标代理的管理,以及上线“意向公开”和“大数据分析模块”等功能。
加强需求管理 促政采工作提质增效
吉林大学招标与采购管理中心主任 史成刚
根据《政府采购需求管理办法》相关要求,我校采购中心与相关职能部门反复研究和磋商,制定了落实政府采购项目需求管理相关要求的实施方案,自2021年下半年开始试行,并在试行中不断完善。一是明确采购需求确定阶段和计划编制阶段重点工作,采购申请单位和采购中心密切配合,明晰技术、商务要求和各节点重点任务。采购申请单位牵头编制需求书,采购中心牵头制定采购实施计划,项目必要时邀请代理机构提前介入,帮助审核把关。二是建立采购工作审查机制,成立风险控制审查工作小组,小组成员单位根据各自业务范围对采购项目进行前期论证和审核,把采购管理向前端延伸。三是采购中心参加履约验收,监督履约情况,加强与资产管理部门、后勤部门的配合,促进采购管理向后端延伸。
将内控流程嵌入信息系统中
山东大学招标采购管理中心主任 安爽
在采购管理系统的搭建和完善过程中,山东大学注重将内控流程嵌入信息系统中,从而将风险管理与内部控制流程电子化,提高工作效率。以学校采购管理体制机制和制度体系为设计原则,以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线,采购各环节按照内部控制要求,建立约束机制,确保采购项目申请、审批、评审过程、结果公示等采购全过程留痕。为尽量避免人为操作带来的风险,我们对流程进行表单化和标准化改造,以“技防”取代“人防”,可自动检测流程以及表单是否符合制度规范。此外,在招标采购管理信息系统中,还内置了完善的电子监察监督系统,可实时监控、记录开评标全过程,实现事前预警、事中监督、事后追责的全过程监督机制。
搭建“三心”牌科研设备协议供货平台
华南理工大学招标中心主任 王飞雁
我校搭建科研设备协议供货平台,通过引入科研设备优质制造商或其总代理,建立科研设备供应商库及产品库。平台定位为“旗舰店商+议价”模式,针对100万元以下科研设备采购,搭建制造商与采购用户直接沟通的桥梁,破除科研设备信息壁垒,大大提高采购效率。对买方、卖方和管理部门来说均能实现共赢。买方买到的是厂家背书产品,采购部门审核,买得放心;产品信息透明可靠,调研方便,买得省心;议价成交模式使采购更加便捷,买得舒心。卖方扩大产品推广渠道,可以精准定位买方市场,免去每个采购项目都需投标响应繁琐环节,将更多精力放在履约上,制造商一个账户实现产品和代理商的双管理。采购部门则可以实现数据统计、采购监管、辅助决策,效率高、效果好,工作亮点突出。同时,平台探索高校采购联盟机制,促进科研设备采购全国统一大市场建设。
找准问题 完善制度 提升效率
北京科技大学招标与采购管理中心副主任 李帅
北京科技大学的采购之前存在以下问题:没有采购管理部门,采购组织体系不科学;采购关键环节相互制约机制不健全,监管不到位;采购信息化水平较低,管理手段陈旧。
为此,我们前几年专门成立了招标与采购管理中心,完善采购组织体系;建立健全了采购管理制度体系,健全和完善学校招标采购工作的制度体系;逐步建设采购信息化系统,提高采购效率和透明度。正因为有了以上积累,我们可以通过统筹规划全校各类采购活动,合理安排采购进程,提升采购效率,实现优质优价合法高效的采购目标。
同时,我们在深度落实“放管服”要求时,始终把握放活力、管风险、服效率的原则,赋予科研人员更大的采购自主权。
借助信息化系统打破采购信息孤岛
北京林业大学采购与招标管理中心主任 柴宁
我们学校借助采购信息化系统有效嵌入学校采购内部控制制度,实现采购全流程数据共享和信息协同,打破了采购过程中的信息孤岛。
第一,采购管理系统实现了与人事部门、财务部门的数据联通,同时,采购项目通过不同部门、不同审批主体审核并留痕,落实了采购主体责任,将采购的全过程实时再现,从而实现内控监管的过程化,极大地提高了监管的效能。
第二,实现技术集成。系统可以与微信关联,采购人及审批人可通过手机终端实时跟踪或审批项目,实现采购项目的随申随审,提高采购效率,确保程序完整。
第三,学校采购申请与审批均以相关采购文件为核心,并将具体执行要求嵌入采购管理系统。
下一步,我们将继续完善采购信息系统,落实相关采购政策,加强内部监管,依法依规开展采购业务。
四招让质量和效率齐头并进
厦门大学资产与后勤事务管理处 谭欣晨
为防范风险,加强监管,提升高校治理能力和治理水平,我校做了以下探索:一是推行“双随机一公开”采购监管。通过随机抽取检查对象、随机选择采购项目,公开采购内容和结果,将综合检查和专项检查有效结合。二是加大信息公开力度。在信息公告网上发布采购寻源,将采购需求确定过程的调查方式、调查对象和内容等情况进行公示,建立采购文件征询意见机制,完善验收结果公告工作,全面接受社会监督。三是丰富电子商城,扩展网上竞价范围。将试剂耗材、办公用品等商品用电子商城的方式展示出来,接受全网对价格的监督。通过线下谈判,让低价惠及全网,形成团购效应。四是探索智能监管手段。运用信息分析技术,加强采购价格监管和预警,确保采购结果真正优质优价,并运用大数据分析规避“化整为零”。
从需求端提高采购效益
陕西师范大学采购招标管理办公室主任 闫文浩
为加强采购需求管理,我校在采购意向公开、采购需求审查、采购立项申报、采购需求分析及采购文件编制等各个环节,对采购需求管理提前介入、严格把关,实现“科学、合理、完整、明确”的总体目标,降低采购项目执行阶段和合同履约验收阶段各类风险,确保优质高效做好采购招标工作。
首先是建立采购需求管理制度,科学构建政策实施路径。如:完善制度建设,表单化推进制度落地;全流程把关,开展联合审查;多方参与,做好内控管理。其次是紧扣项目实际功能目标,合理制定技术商务要求。包括:提前统筹全年采购计划;坚持从需求出发,立足实际功能目标;利用信息化手段,拓宽寻源渠道。最后是加强专业化指导,促进采购需求完整明确。包括:强调全生命周期管理;注重目标导向,前置考虑履约验收问题;打造专业化队伍,多层次开展培训宣传。
信息化赋能 确保采购工作做到位
青岛大学资产处处长、招标办主任 李明伦
青岛大学通过建设学校采购管理信息系统(以下简称信息系统),以信息化赋能高校采购管理工作,确保采购工作做到位。
信息系统分两个平台,第一个是招标采购平台。该平台对工程、货物、服务采购实现全覆盖,对公开招标、竞争性磋商、单一来源等采购方式实现全覆盖。招标公告、招标文件、中标公告、合同签订等招标环节和招标进度全部公开,确保采购单位、职能部门、代理机构、供应商四个角色统一平台、统一流程、统一数据。
第二个是小额定价平台。小额定价平台实现从申请、公告发布到供应商报价、定标公示,再到合同签订全线上无接触、不见面,阳光公开、公平公正快速采购。
同时,信息系统实现了“六可”,即“数据可查、状态可见、进度可视、流程可溯、档案可阅、风险可控”。
用技术服务高校采购数智化发展
京东零售企业业务事业部教育行业总监 吴晓芳
通过数字化手段,打通校内采购相关各部门信息化对接,是优化高校政府采购服务模式的关键。京东在与很多高校沟通跨部门对接方案时,遇到最多的问题就是全流程线上化的模式,与现有线下采购模式在管理制度上并不完全适配,业务的推进会涉及到跨部门之间的业务融合,需要学校统一进行业务协调。
用“制度+科技”引领高校政府采购高质量发展,是落实国家“放管服”政策的迫切需要。京东尝试着从以下方面去理解用技术服务高校政府采购数智化的发展:运用大数据与人工智能,支持和服务高校政府采购活动的数智化运行机制;借助大数据助力政府采购规范化,服务事中、事后监管;助力高校政府采购全流程信息公开和推动高校政府采购交易平台数据互联共享;加强大数据分析应用,助力建立政府采购的价格监测机制与用户反馈机制。
“832平台”控价保质 提升采购单位体验
中国供销电子商务有限公司副总经理 王丰
“832平台”2020年1月1日正式上线,平台入驻了近2万家来自832个原国家级贫困县的农副产品供应商,在售商品超过21万款,对接了60多万家采购单位,涵盖近1700家高校采购单位。平台上线两年多来,帮助脱贫地区农副产品销售约240亿元,今年上半年保持良好增长态势,同比增长超过30%。
在价格管控方面,产品上线前会参考同类产品在其他渠道的价格,对高价商品进行友情提示或者屏蔽下线,交易过程中系统还会给采购单位推荐同类更低价或性价比更好的商品。在质量保障方面,对重点热销商品开展“一品一审”,商品上线之前都要对其生产经营资质、产品质检报告、SC等进行全面审核,与此同时还建立了一套质量抽检体系,对平台上销售的农副产品,按区域、热销程度、客户反馈情况进行针对性抽检。在交易模式方面,除了食堂采购,我们还面向工会采购场景,推出工会一站通交易模式。今后,“832平台”还会围绕高校需求,持续不断地进行优化,满足高校食堂、工会各类采购场景。
建设多电商竞争性平台 实现降本增效
史泰博(上海)有限公司 行业总监 缪微微
电商模式在政府采购管理部门运用较为广泛,而高校范围内自主建设电商直采平台情况相对较少。史泰博为更好服务采购工作提质增效、防范风险,在销售模式上实现线上线下共同发力,不断为高校打造全场景采购解决方案。
目前,高校基于电商采购信息化建设应用主要分三种模式:建设多电商竞争性平台、引入单一电商自有定制化平台、直接使用中央或所属省市政府采购机关的电商平台。其中,建设多电商竞争性平台模式是由采购方来建设电商直采平台,平台集史泰博等电商于一体,实现多维竞争。多电商竞争性平台以基于大数据的信息体系和系统为支撑,将采购流程植入电子信息化平台中,同时,将商品管理、价格监控全面上云,运用可视化流程加强了价格、流程、标准的公开程度,实现了采购价格可比、可控和降本增效。
数字化采购平台助力高校采购提质增效
得力集什有限公司中直行业部经理 杨宁
高校政府采购工作复杂性强、风险性高和关注度高,提质增效和风险防范是开展高校采购工作的核心,实现这一目标的最有效措施便是推进信息化建设。
得力通过40余年的发展,坚持以服务客户为中心,整合了数万知名品牌,打造了覆盖全品类物资的全新集什数字化供应链生态体系。凭借得力集团的生产制造能力、自有品牌优势及强大的销售服务网络,运用5G、大数据、人工智能等技术整合上游供应商,提供稳定、高效的数字化供应链支撑。根据高校与政企采购的需求,我们的解决方案覆盖办公物资、工业品、员工福利、营销礼品、办公家具、企业定制、系统集成、公益服务等多业务场景,覆盖全国各省市政企,任何流程信息节点随时可查,拥有全国性的交付网络和全国性的本地服务体系,确保服务优质、高效,继而保证价格可视透明、交易便利快捷。
互联网+大数据”让采购需求贯穿全过程
重庆港澳大家软件产业有限公司总经理 肖飞
大家软件致力于以政策管理为基石,以用户需求为中心,通过“互联网+大数据”为政企、高校等提供智慧采购服务,使采购需求与全业务流程紧密关联,实现采购合规、内控管理有效,助推物有所值采购结果的达成。
大家软件运用互联网技术,实现采购全流程电子化,打破时间和空间障碍;运用大数据资源,实现供需有效对接。通过互联网和大数据的充分融合,使采购需求贯穿到采购全业务流程:采购前通过大数据完成采购需求调查;采购中将采购需求和招标文件进行智能关联;采购后实现采购需求、采购结果与采购合同的闭环管理。
专注服务 赢得认可
领先未来科技集团公共行业线总监 肖慧
领先集团一直专注于To B采购领域,根据客户采购的实际应用场景,为其提供一站式的数字化采购服务。我们的业务涵盖办公物资、工业品、礼品福利和智能办公等领域。高校也是我们在服务政企军客户中比较典型的客户类型。
目前,我们服务的高校包括北京航空航天大学、武汉大学、华中科技大学、华南理工大学等众多“双一流”的高校。针对高校客户多样化的采购需求和不同科研小组的多种预算形式,领先集团成立了高校项目部,深入研究高校客户的采买特点。在研究中,我们发现很多学校的采买模式趋向于To C个人端采购模式,领先集团的核心价值观是服务,我们把To B服务到桌的服务模式运用到高校客户中,例如,设备类产品免费安装、维护。通过细致入微的服务理念,我们赢得了众多高校客户的认可。
高校采购特点决定必须严格依法采购
企事通集团有限公司项目经理 王雪
高校采购的特点是产品需求量大、种类繁多、专业性强,这些特点决定了高校采购存在覆盖面广、采购难的问题。而高校采购人员缺乏系统性培训,导致采购效率较低。另外,高校采购费用把控严格,若发生采购费用超过预算费用的情况,则会削减采购费用,导致部分急需物品无法及时,采购。
面对上述问题,我建议:一是招聘高素质采购人员,并对现有采购人员进行培训,培养出一批具备采购技能的专业性人员,建立高效的采购队伍,与其他部门积极协作,确保采购过程的顺利进行;二是严格依法采购,建立明确的采购预算制度、部门采购需求制度、采购项目流程制度,确保高校按时、按量、按规定实现每一季度或年度的采购目标。
厘清高校采购特点 加强采购需求管理
山东盛和招标代理有限公司董事长 侯艳丽
采购需求设置不合法、不合规、不科学、不合理是高校项目质疑投诉、废标重招频发、质次效低的重要原因之一。目前,在高校采购中,采购需求设置存在以下问题:一是采购需求编制有倾向性,需求调查形同虚设。二是采购需求未按照预算进行编制。三是采购需求制定不符合实际使用需求或者高于实际使用需求。四是仪器设备技术参数指标要求过低。五是编制采购需求过于仓促,导致采购需求不完整。六是采购人未落实支持创新、绿色发展、中小企业发展、国家强制性标准等政府采购政策。为此,我建议加强采购需求风险控制。一是采购人在编制采购需求时,应当加强内控管理。二是采购人可借助第三方专业服务机构力量。
(排名不分先后 文字/张明柳 吴敏)
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